Obowiązek stosowania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) polega na ustawowym uregulowaniu jednolitych dla wszystkich przedsiębiorców zasad ewidencjonowania i raportowania danych księgowych w uporządkowanych, ściśle zdefiniowanych strukturach informatycznych (zestaw 7 struktur w schemacie XML).

Obowiązek stosowania JPK początkowo dotyczyć będzie wyłącznie dużych podatników (ponad 250 pracowników, obroty powyżej 50 mln euro lub suma aktywów powyżej 43 mln euro), jednak już od 1 lipca 2018 r. zostanie JPK zobowiązani będą stosować także mikro-, mali i średni przedsiębiorcy.
Odrębne (w przypadku małych i średnich przedsiębiorców – krótsze) terminy zostały przewidziane dla obowiązku stosowania jednej ze struktur JPK – struktury 4, tzw. JPK_VAT, w celu comiesięcznego przekazywania w jednolitym układzie i formacie danych elektronicznych prowadzonej ewidencji zakupu i sprzedaży objętej podatkiem VAT.

Określone prawem terminy maksymalne na dostosowania się przez przedsiębiorców do nowych obowiązków ewidencyjnych związanych ze stosowaniem struktury JPK_VAT to:
• 1 lipca 2016r. – duzi przedsiębiorcy
• 1 stycznia 2017r. – mali i średni przedsiębiorcy
• 1 stycznia 2018r. – mikroprzedsiębiorcy.
W efekcie, w ciągu najbliższego roku, a w przypadku mikro przedsiębiorców w ciągu najbliższych dwóch lat, docelowo wszyscy przedsiębiorcy powinni dokonać odpowiednich modyfikacji własnych systemów IT lub wdrożyć odpowiednie dodatkowe rozwiązania informatyczne umożliwiające tym podmiotom spełnienie nałożonych na nich przez ustawodawcę nowych obowiązków ewidencyjnych dotyczących gromadzenia i udostępniania odpowiednich danych w ramach JPK.

Planując takie działania oraz budżetując ich koszty, poprzedzić je należy szczegółową analizą umów określających zakres i zasady świadczenia usług utrzymania i aktualizacji odpowiednich systemów IT. Analiza taka powinna zostać przeprowadzona w celu precyzyjnego ustalenia zakresu i treści ciążących na dostawcach usług „maintenance” obowiązków do dokonywania zmian funkcjonalnych systemów (oprogramowania lub jego konfiguracji), wynikających z konieczności ich dostosowania do zmian odpowiednich regulacji prawnych.

W przypadku zamiaru powierzenia wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym wykonania modyfikacji kodu lub zmian konfiguracyjnych oprogramowania odpowiednich systemów informatycznych, jak również zamiaru samodzielnego przeprowadzenia takich działań, wskazana jest ponadto uprzednia, dokładna weryfikacja treści i zakresu uprawnień wynikających z zawartych umów licencyjnych. Takie działania z reguły pozwalają na precyzyjne określenie zakresu prawnych możliwości przeprowadzenia odpowiednich działań deweloperskich, a tym samym uniknięcie lub co najmniej minimalizowanie ryzyka naruszenia takimi działaniami praw osób trzecich (w tym praw autorskich).