Nowelizacja wprowadza dwie nowe formy szczególne czynności prawnych: dokumentową oraz elektroniczną.

Jeżeli forma dokumentowa lub elektroniczna zastrzeżone w ustawie mają charakter formy zastrzeżonej pod rygorem nieważności (ad solemnitatem) tylko wówczas, gdy rygor taki (nieważności) wynika wprost z przepisu (art. 73 par. 1 k.c.). Jeżeli rygor nieważności taki nie został zastrzeżony w ustawie, należy ją traktować jako formę zastrzeżoną wyłącznie dla celów dowodowych, tj. ograniczającą – w przypadku jej niedochowania – możliwość powołania się na dowód z zeznań świadków lub przesłuchania stron w przypadku wystąpienia sporu (rygor ad probationem).

Natomiast zastrzegając w umowie jedną z powyższych form strony powinny jednocześnie określić skutek jej niedochowania. W razie wątpliwości, zastrzeżoną formę dokumentową lub elektroniczną poczytuje się jako zastrzeżoną wyłącznie ze skutkiem niezachowania w postaci ograniczeń dowodowych (rygor ad probationem), nie wpływających jednak na ważność samej czynności prawnej, np. ważność umowy (art. 74 k.c.).

Skutki niedochowania odpowiedniej formy zostały specyficznie uregulowane dla relacji pomiędzy profesjonalistami (B2B). W art. 74 par. 4 k.c. rozstrzygnięto, iż przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami. W praktyce oznacza to więc, iż niedochowanie przez przedsiębiorców odpowiedniej formy (pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej), przy braku zastrzeżenia dla niej tzw. rygoru nieważności (ad solemnitatem) nie tylko nie spowoduje nieważności czynności prawnej, ale również ograniczeń dowodowych.

Forma dokumentowa

Nowelizacja przepisów Kodeksu cywilnego definiuje nieznaną dotąd polskiemu prawu formę dokumentową czynności prawnych. Zgodnie z dodanym przepisem art. 77(2) k.c. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Dokumentem, zgodnie z art. 77(3) k.c., jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Na pojęcie dokumentu składają się więc dwa elementy: nośnik zawierający treść oraz możliwość zapoznania się z treścią. Bez znaczenia jest natomiast konkretna forma takiego dokumentu. W przeciwieństwie też do „klasycznej” formy pisemnej, w przypadku formy dokumentowej nie jest także koniecznym opatrywanie go podpisem osoby, która go sporządziła.

Wprowadzenie do porządku prawnego definicji dokumentu wynikało z potrzeby ujednolicenia terminologii prawa cywilnego. Termin dokument jest bowiem używany w przepisach prawa cywilnego dla określenia różnorodnych dokumentów zarówno pod względem rodzajowym, jak i pod względem realizowanych funkcji. Wprowadzenie jednolitej, ustawowej definicji dokumentu, realizuje cele porządkowe oraz jednoznacznie zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma. Obecnie za dokument może więc zostać uznane nie tylko pismo, ale i wiadomość e-mail, czy sms.

Wraz z wprowadzeniem formy dokumentowej w ustawie dokonano także zmian w zakresie formy wymaganej dla skutecznego odstąpienia, wypowiedzenia lub rozwiązania za zgodą stron umów zawartych w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej. Dla dokonania powyższych czynności w sposób prawnie skuteczny wystarczające jest obecnie zachowanie formy dokumentowej, niezależnie od tego, w jakiej formie została zawarta sama umowa (art. 77 par. 2 k.c.).

W przypadku, gdy po zawarciu umowy pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) bez zachowania formy dokumentowej (np. ustnie), jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie (art. 77(1) par. 2 k.c.).

Forma elektroniczna

Nowelizacja Kodeksu cywilnego zdefiniowała także formę elektroniczną jako nową formę szczególną.

Do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78(1) par. 1 k.c.).

Zgodnie z art. 78(1) par. 1 k.c. oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej.

Forma elektroniczna stanowi zatem obecnie formę zasadniczo w pełni równorzędną z „klasyczną” formą pisemną.